Hibiscus – Sistema de Órdenes de Compra

Las compras de los hoteles se tramitaban por correo y papel. No había trazabilidad de quién pedía qué, quién lo aprobaba ni cuánto se llevaba gastado frente al presupuesto anual de inversión.

La solución

Un módulo de compras completo, integrado en la plataforma interna de la cadena, que cubre todo el ciclo:

1. Solicitud: un departamento pide el material, con fotos, fecha de necesidad y proyecto de inversión asociado.
2. Revisión y aprobación: pasa por dirección del hotel y por el gestor de compras, con autorización adicional opcional según el tipo de departamento.
3. Presupuestos: se piden a proveedores con PDF generado automáticamente y se comparan.
4. Orden de compra: la aprueba Dirección General. Al aprobarla se generan el PDF de la orden y el presupuesto con sello de aprobación, y se envían al proveedor.
5. Recepción: el economato de cada hotel registra lo que llega, incluidas las entregas parciales y las incidencias.
6. Cierre contable: contabilidad registra el asiento y la factura del proveedor.

Lo más destacado técnicamente

• Dos circuitos de aprobación: compras de departamento y servicio técnico/mantenimiento, cada uno con sus propios responsables y su propia visibilidad.
• Control presupuestario en tiempo real: los planes de inversión por hotel calculan automáticamente lo asignado, lo ejecutado y lo que queda.
• Permisos de grano fino: cada rol ve solo sus registros. Además, los datos sensibles, como importes y datos de proveedores, se ocultan según quién consulte: el economato, por ejemplo, ve qué llega pero no cuánto cuesta.
• Notificaciones fiables: se envía un email en cada cambio de estado, y solo cuando el cambio se ha guardado de verdad.
• Trazabilidad completa: historial de cada línea de la solicitud y registro de quién aprobó o rechazó cada paso y por qué.

Stack

Python · Django · GraphQL (Graphene) · MySQL · ReportLab · pypdf · pytest

Resultado

Las compras de toda la cadena pasan de correos sueltos a un flujo único y auditable. Dirección y contabilidad tienen visibilidad inmediata del gasto frente al presupuesto.

Módulo integrado en la plataforma de RRHH de la cadena.

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